Come fare un Inventario Preciso in Meno di un Giorno anche con 30.000 Referenze

Come fare un Inventario Preciso in Meno di un Giorno anche con 30.000 Referenze

Il magazzino del negozio… la più grande preoccupazione di ogni commerciante soprattutto di chi vende al dettaglio.

Le domande più frequenti che un negoziante si fa e che lo assillano si riferiscono all’incertezza di potercela fare.

C’è chi si chiede se ha materiale a sufficienza per soddisfare le richieste dei clienti, chi invece si chiede se riuscirà mai a vendere tutto quello che ha acquistato dall’ultimo rappresentante che, con modi molto carini e convincenti, gli ha riempito scaffali e magazzino di ogni cosa.

Ma l’angoscia diventa maggiore quando arriva con la telefonata del commercialista che chiede “L’INVENTARIO”.
Come ben sai tutto il materiale che giace nel tuo magazzino e nei tuoi scaffali deve essere quantificato nel momento della stesura del bilancio e della dichiarazione dei redditi.

Ecco che il 95% dei negoziante va in crisi, durante tutto l’anno la loro concentrazione è sulla vendita dei prodotti, su cosa acquistare, su come acquisire più clienti e su come fare il fatturato che serve per soddisfare tutte le esigenze economiche dell’attività.

Purtroppo però arriva anche il fatidico momento…

Anche se la giacenza del magazzino non è altro che la somma di tutti gli acquisti effettuati durante l’anno meno le vendite effettuate durante l’anno, sommate alle rimanenze dell’anno precedente, la pratica è distante anni luce da questa regola, poiché in qualsiasi attività commerciale, le variabili che condizionano gli aspetti pratici sono molteplici e tenerle tutte sotto controllo non è cosa da poco.

ALCUNE VARIABILI NEMICHE DI UN BUON INVENTARIO

  • Il fornitore consegna materiale differente da quello che gli è stato ordinato e a volte differente anche da quello che espone in fattura.
    Tu pensi di avere in magazzino un determinato prodotto ma in realtà ne hai altri, con valori diversi e in quantità a volte sconosciute.
  • I prodotti esposti sugli scaffali sono soggetti a taccheggio ovvero qualcuno di essi sparisce nelle tasche di qualche visitatore del negozio o addirittura nelle tasche del personale che ci lavora dentro.
  • Alcuni prodotti sono soggetti a deterioramento o a scadenza e devono essere rimossi dalle giacenze in quanto non sono più prodotti vendibili e di conseguenza devono essere smaltiti secondo le procedure di smaltimento previste per ciascuno.
  • Il cassiere si confonde e vende un prodotto al posto di altri…

E NON SONO LE UNICHE A SCOMBINARE I “CONTI”, ecco perché é fortemente consigliato per un negoziante effettuare periodicamente una operazione di “Inventario”.

In teoria, e a volta anche in pratica, questa operazione si dovrebbe eseguire a negozio chiuso in modo tale da poter effettuare i conteggi “a bocce ferme”.
Anni fa la maggior parte dei commercianti chiudevano la loro attività al pubblico per inventario (qualcuno ancora oggi lo fa) , in questo modo é possibile contare fisicamente tutti i prodotti e verificare le quantità effettiva disponibile per la vendita.
Nel corso degli anni le cose sono cambiate parecchio, sempre di più non è possibile chiudere la propria attività neanche per periodi limitati, come ad esempio chi è all’interno di un centro commerciale, e le operazioni di inventario si devono eseguire “a caldo” ovvero finché il negozio è aperto e le casse sono aperte.

Vista la necessità si sono sviluppate delle tecniche per eseguire le operazioni di inventario che consentono di effettuare queste operazioni durante gli orari di apertura del negozio riducendo al minimo gli errori ed ottimizzando anche le attività del personale addetto alle operazioni di inventario, tutto questo senza disturbare il cliente che è entrato nel tuo negozio per acquistare.

Adesso vorrei aiutarti a provare questa tecnica in 6 semplici passaggi.
Se li seguirai passo passo troverai talmente semplice fare l’inventario che non aspetterai più la telefonata del tuo commercialista.

I 6 PUNTI CHIAVE PER FARE VELOCEMENTE UN INVENTARIO PERFETTO

IMPORTANTE: Questa tecnica può essere utilizzata anche con carta e penna, senza per forza usare un computer

  1. Per prima cosa:
    Se vuoi utilizzare un computer o un tablet (quello con il quale di solito giochi a solitario va benissimo)  apriti un foglio di excel, non serve che tu sia un esperto di formule, é sufficiente che tu segua passo passo quello che ti sto per dire.
    Se non vuoi utilizzare il computer prendi carta e penna.
    In entrambe i casi tracciati delle colonne in ognuna delle quali inserirai
    – Il nome dell’articolo
    – Il codice dell’articolo (se l’articolo non é fornito di codice non preoccuparti)
    – Il prezzo esposto
    – La quantità che avrai contatoNaturalmente ci sono in commercio programmi un po’ più completi che offrono altre funzionalità ma se sei alle prime armi e non hai grande dimestichezza con i computer, è sufficiente che tu segua queste indicazioni.
  2.  Suddividi tutti gli spazi espositivi sia quelli del negozio che quelli del magazzino in aree ben distinte.
    Apponi su ogni area che hai suddiviso un cartello con una sigla, ad esempio se hai suddiviso gli spazi a griglia, dagli un nome tipo A1 B1 C1 e così via cercando di mantenere una logica organizzata.
    In alcuni casi, se hai esposti sugli scaffali i prodotti suddivisi per marchio o per categoria puoi utilizzare quella come nome da mettere nel cartello. Dopo avere effettuato questa “etichettatura” delle aree, puoi passare alla fase di conteggio vero e proprio.
  3. Inizia a contare i prodotti seguendo lo schema della suddivisione che hai creato.
    La suddivisione in aree vi consente di iniziare e finire una singola area, in questo modo tieni ferma solo una parte del negozio mentre le restanti aree possono continuare a lavorare.
    Durante le operazioni di conteggio ti capiterà di trovare lo stesso articolo in più posti, su scaffali diversi e in magazzino, in questo caso contatali separatamente e segna nel foglio dell’area solamente gli articoli che trovi in quell’area.
    Non fare l’errore di aggiornare i fogli di conteggi conclusi con i prodotti che trovi in altre aree.
    Alla fine del conteggio dell’area, scrivi sul foglio il nome del cartello corrispondente e tienilo a portata di mano in cassa o esposto nell’area di riferimento.
    Se al termine del conteggio dovessi vendere uno dei prodotti conteggiati dovrai semplicemente annotarlo nel tuo foglio di lavoro.
  4. Al termine del conteggio di tutte le aree procedi alla somma di tutti i fogli che hai rilevato.
    Per fare questo prenditi un altro foglio e , articolo per articolo, riporta le quantità di ogni prodotto che hai contato, somma le quantità di ciascuno che hai rilevato in ogni area, facendo attenzione a detrarre eventuali quantità vendute che avevi annotato su ogni foglio.
    In questa fase sicuramente chi ha deciso di utilizzare un computer farà molto più in fretta, sia per la ricerca degli articoli che per identificare eventuali articoli doppi semplicemente mettendo in ordine le righe del foglio di excel, ma non ti preoccupare anche con carta e penna, seguendo passo passo questa tecnica il tuo inventario sarà perfetto.
  5. A questo punto ti troverai la lista di tutti i prodotti che hai in casa con le relative quantità e prezzi, quindi il tuo INVENTARIO.
  6. Per quanto riguarda la valorizzazione dell’inventario, puoi procedere andando a ricavare l’ultimo prezzo di acquisto dalla fattura del fornitore per ogni articolo, questo è sicuramente il metodo più preciso.
    Puoi in alternativa ricavare il valore di acquisto medio, scorporando l’imposta e il tuo margine dal prezzo di vendita che hai segnato dallo scaffale, in questa seconda ipotesi il conteggio non sarà preciso come per il primo metodo ma sicuramente più rapido per l’esecuzione.

Conclusioni e Considerazioni

Le operazioni di inventario sono sicuramente impegnative e complesse ma sono fondamentali per capire quanti e quali prodotti hai in casa.
Per esperienza durante queste operazioni si scoprono delle situazioni che stupiscono perfino chi è all’interno del negozio 20 ore al giorno.

Inoltre se utilizzi questo metodo della suddivisione per aree puoi effettuare controlli periodici anche su una singola area, in questo modo puoi verificare eventuali ammanchi, furti, prodotti deteriorati o scaduti.

Per un negoziante è di fondamentale importanza sapere quale è il “peso” del suo magazzino, sono soldi che ha investito e che nella maggior parte dei casi già pagato al fornitore.

In una analogia la merce a magazzino è come il carburante per un aeroplano.
Finché il volo procede senza problemi è una buona scorta per arrivare a destinazione, se invece durante il volo si verificano dei problemi il peso del carburante può essere fatale per l’aeroplano e allo stesso modo anche per la sopravvivenza dell’attività.